Case study — Projectorganisatie
Exact Resource Planning
Voor een organisatie met meer dan 50 medewerkers verspreid over meerdere locaties bouwden we een maatwerk planningsapplicatie die de dagelijkse Excel-chaos vervangt door een real-time, geïntegreerde oplossing.
De situatie
Resource planning was de ruggengraat van de operatie, maar in de praktijk liep het op handmatige Excel-sheets. Medewerkers werkte met verschillende versies van hetzelfde bestand, waardoor conflicterende agenda's en onbenutte capaciteit aan de orde van de dag waren.
Exact Online biedt standaard geen planningsoverzicht dat geschikt is voor deze schaal. Er was geen centrale plek waar planners, projectleiders en management hetzelfde real-time beeld hadden van wie waar beschikbaar was.
- —Handmatige data-entry leidde regelmatig tot planningsfouten
- —Geen eenduidig overzicht over 50+ medewerkers op meerdere locaties
- —Wijzigingen in Exact Online waren niet direct zichtbaar in de planning
Wat we hebben gebouwd
We ontwikkelden een maatwerk webapplicatie die rechtstreeks communiceert met Exact Online via een read-only API-koppeling. De keuze voor read-only was bewust: de administratieve brongegevens blijven onaangetast, terwijl de planningsapplicatie er een actuele weergave van geeft.
De interface is opgebouwd rond de dagelijkse taken van de planner: snel zien wie beschikbaar is, mutaties doorvoeren, en direct feedback krijgen als er conflicten zijn. Kleurencodering en een tijdlijnweergave maken de planning leesbaar zonder dat je de achterliggende data hoeft te kennen.
Tijdlijnplanning
Visueel overzicht per medewerker en locatie. Filters en toetsenbord controls voor snelle mutaties.
Exact Online integratie
Read-only koppeling via de Exact API. Projecten, medewerkers en contracten worden automatisch gesynchroniseerd.
Conflictdetectie
Real-time validatie signaleert dubbele boekingen en capaciteitsoverschrijdingen direct bij invoer.
Rolgebaseerde toegang
Planners, projectleiders en management zien een weergave die past bij hun verantwoordelijkheden.
Hoe we het hebben aangepakt
Begrijpen
We startten met gesprekken met de mensen die dagelijks plannen: niet alleen met management. Via Figma-prototypes testten we welke informatie essentieel was en wat weg kon.
Architectuur
Gebouwd op Next.js, React en Node.js. De read-only Exact Online koppeling is een bewuste keuze: stabiel, veilig, en de boekhoudkundige data blijft buiten bereik van de planningslaag.
Iteratief bouwen
Korte sprints van één week, met elke vrijdag een werkende oplevering in de testomgeving. Stakeholders konden direct reageren; aanpassingen werden de week erna verwerkt.
Livegang en overdracht
Na een begeleid testtraject met de eindgebruikers is de applicatie live gegaan. De codebase is volledig eigendom van de klant.
Technische stack
Resultaat
Een vergelijkbaar vraagstuk?
We kijken graag mee hoe we jouw proces kunnen digitaliseren.