Case study — Interne Tooling
KM Registratie App
Onze engineers gebruiken poolauto's voor klantbezoeken en projectwerk. De kilometerregistratie daarvoor liep op losse notities en vergeten bonnetjes. We bouwden een webapp die het hele proces reduceert tot één klik.
De situatie
Kilometerregistratie voor zakelijk gebruik is een wettelijke verplichting, maar in de praktijk liep het bij Engineero op handmatig bijgehouden lijstjes. Ritten werden vergeten, afstanden werden geschat en aan het einde van de maand was het puzzelen om alles correct aan te leveren bij de boekhouding.
Bij een groeiend team en meerdere poolauto's werd dat al snel onhoudbaar. Er was geen centrale plek waar ritgegevens binnenkwamen, en er was geen koppeling met de daadwerkelijke locatiedata. Het gevolg: onbetrouwbare administratie en onnodig tijdverlies.
- •Handmatige registratie leidde tot onvolledige en onnauwkeurige ritgegevens
- •Geen centraal overzicht over meerdere poolauto's en medewerkers
- •Tijdrovende maandelijkse reconciliatie met de boekhouding
Wat we hebben gebouwd
Een webapp waar medewerkers inloggen met hun werkmail en met één klik een rit starten. De app pakt automatisch de GPS-locatie op voor het start- en eindpunt, berekent de afstand en slaat alles op. Geen formulieren, geen handmatige invoer.
Het resultaat is een compleet ritoverzicht per medewerker en per auto, direct klaar voor de boekhouding. De interface is bewust simpel gehouden: het moet werken op het moment dat je in de auto stapt, niet wanneer je achter je bureau zit.
One-click registratie
Rit starten en stoppen met één druk op de knop. GPS legt de locaties automatisch vast.
Werkmail login
Authenticatie via het bestaande werkmail-account. Geen extra wachtwoorden of accounts nodig.
Automatische berekening
Start- en eindlocatie worden via GPS vastgelegd, de afstand wordt automatisch berekend.
Overzicht en export
Compleet ritoverzicht per medewerker en per auto. Direct bruikbaar voor de belastingaangifte.
Hoe we het hebben aangepakt
Begrijpen
We begonnen bij de engineers zelf. Wanneer registreer je een rit, wat vergeet je het vaakst, en wat zou het makkelijkst zijn? Het antwoord was unaniem: het moet in één handeling kunnen, op je telefoon, op het moment dat je instapt.
Architectuur
Gebouwd op AWS Amplify met DynamoDB als database en GraphQL voor de data-laag. React en Tailwind CSS voor de frontend. Een bewust lichtgewicht stack die snel te deployen is en weinig onderhoud vraagt.
Iteratief bouwen
Het UI-ontwerp kwam eerst in Figma, getest met het team. Daarna korte ontwikkelsprints met directe feedback van de mensen die de app dagelijks zouden gebruiken. Aanpassingen werden dezelfde week verwerkt.
Livegang
Na een korte testperiode met een handvol engineers is de app uitgerold naar het hele team. De drempel om te registreren ging van minuten naar seconden.
Technische stack
Resultaat
Een vergelijkbaar vraagstuk?
We kijken graag mee hoe we jouw interne processen kunnen vereenvoudigen met slimme tooling.