Case study: Interne Tooling
KM Registratie App
Voor een groeiend team met poolauto's liep de kilometerregistratie op losse notities en vergeten bonnetjes. We bouwden een webapp die het hele proces reduceert tot één klik.
De situatie
Kilometerregistratie voor zakelijk gebruik is wettelijk verplicht. In de praktijk liep het op handmatig bijgehouden lijstjes. Ritten werden vergeten, afstanden geschat en aan het einde van de maand was het puzzelen om alles correct aan te leveren.
Bij een groeiend team en meerdere poolauto's werd dat snel onhoudbaar. Geen centrale plek voor ritgegevens, geen koppeling met locatiedata. Het gevolg: onbetrouwbare administratie en onnodig tijdverlies.
- •Handmatige registratie leidde tot onvolledige en onnauwkeurige ritgegevens
- •Geen centraal overzicht over meerdere poolauto's en medewerkers
- •Tijdrovende maandelijkse reconciliatie met de boekhouding
Wat we hebben gebouwd
Een webapp waar medewerkers inloggen met hun werkmail en met één klik een rit starten. De app pakt automatisch de GPS-locatie op, berekent de afstand en slaat alles op. Geen formulieren, geen handmatige invoer.
Het resultaat: een compleet ritoverzicht per medewerker en per auto, direct klaar voor de boekhouding. De interface is bewust simpel: het moet werken op het moment dat je in de auto stapt.
One-click registratie
Rit starten en stoppen met één druk op de knop. GPS legt de locaties automatisch vast.
Werkmail login
Authenticatie via het bestaande werkmail-account. Geen extra wachtwoorden of accounts nodig.
Automatische berekening
Start- en eindlocatie worden via GPS vastgelegd, de afstand wordt automatisch berekend.
Overzicht en export
Compleet ritoverzicht per medewerker en per auto. Direct bruikbaar voor de belastingaangifte.
Hoe we het hebben aangepakt
Begrijpen
We begonnen bij de engineers zelf. Wanneer registreer je een rit? Wat vergeet je het vaakst? Het antwoord was unaniem: het moet in één handeling kunnen, op je telefoon, op het moment dat je instapt.
Architectuur
Gebouwd op AWS Amplify met DynamoDB en GraphQL. React en Tailwind CSS voor de frontend. Een bewust lichtgewicht stack: snel te deployen en weinig onderhoud.
Iteratief bouwen
Het UI-ontwerp kwam eerst in Figma, getest met het team. Daarna korte ontwikkelsprints met directe feedback van de mensen die de app dagelijks zouden gebruiken. Aanpassingen werden dezelfde week verwerkt.
Livegang
Na een korte testperiode met een handvol engineers is de app uitgerold naar het hele team. De drempel om te registreren ging van minuten naar seconden.
Technische stack
Resultaat
Herken je dit?
Loopt er bij jullie ook iets op losse notities of handmatige lijstjes? We kijken graag mee hoe we dat kunnen vereenvoudigen.